Как оформлять договоры, акты и чеки с самозанятыми, чтобы легко пройти налоговую проверку

[Собака]

Рассказали про нюансы в документообороте с самозанятыми, о которых важно знать, чтобы не нарваться на проблемы с налоговой.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Правила сотрудничества с самозанятыми​

Самозанятые — это лица, которые уплачивают налог на профессиональный доход (НПД).

Сотрудничество с самозанятыми, как и с другими исполнителями по договорам ГПХ, должно носить сдельный характер, а не подменять собой трудовые отношения.
Это значит, что самозанятый оказывает заказчику конкретные услуги, не вовлекаясь в трудовые процессы, не подчиняется штатным сотрудникам и может сам выбирать, какие задачи и в каком объеме он выполнит.

Налоговые органы в любой момент могут организовать проверку сотрудничества компании с самозанятыми. Если сдельность подтвердить не получится — итогом проверки может стать переквалификация отношений в трудовые.

Исполнителя придется оформить в штат, уплатить НДФЛ, страховые взносы и пени за весь период сотрудничества.
Во время проверки налоговая обязательно смотрит документы. Чтобы избежать санкций от налоговых органов, нужно придерживаться правил.

• Заключать договор о сотрудничестве.

Гражданско-правовой договор — единственный документ, который заказчик подписывает с самозанятым перед началом сотрудничества. Исполнитель не подчиняется внутренним регламентам компании, поэтому все условия прописывают в договоре.

• Составлять письменные задания на каждую услугу.

Задания на каждую услугу подтверждают сдельность. Исполнитель не работает как штатный сотрудник, каждый раз вы обращаетесь к нему за чем-то конкретным. Если налоговая придет с проверкой, а компания не сможет подтвердить эту сдельность — есть большой шанс, что отношения с самозанятыми переквалифицируют в трудовые.

• Следить за тем, что исполнители пишут в чеках.

Чек — единственный документ, который видит ФНС при начале сотрудничества с самозанятым и до проверки. Если допустить в чеке трудовую терминологию: слова «работа», «зарплата», «аванс» и подобные, то налоговая может прийти с проверкой. Исполнитель должен прописывать конкретные услуги, за которые получил вознаграждение. Это удобно делать на основании задания.

• Подписывать акты об оказанных услугах.

Акт — документ, который еще раз подтверждает прозрачность сотрудничества с самозанятым. Он показывает, какой объем услуг оказал вам исполнитель, и за что именно он получил вознаграждение.

Правила оформления договора​

Документооборот с самозанятым начинается с составления и заключения договора. В нем закрепляют требования к предмету договора, права и обязанности сторон, порядок расчетов и ответственность.

Если услуга исполняется немедленно при заключении договора, то его заключение в письменной форме не требуется. Достаточно устной договоренности.

Уплата заказчиком вознаграждения за оказанные услуги и выдача чека самозанятым на данную сумму выступают подтверждением факта заключения договора (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Во всех остальных случаях письменный договор нужно оформить.
С самозанятым заключают гражданско-правовой договор. В нем нужно учесть ряд важных моментов.

Исключите признаки трудового договора:

• Сторонами сотрудничества выступают «Заказчик» и «Исполнитель», а не «Работодатель» и «Работник».
• Исполнитель не подчиняется внутреннему трудовому режиму компании и самостоятельно распоряжается своим временем.
• Самозанятый может привлекать к выполнению задач третьих лиц с вашего письменного согласия.
• Исполнитель не принимает участия в непрерывном рабочем процессе. Предметом договора выступает конкретная услуга.
• Исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату. Нельзя предусматривать премии, штрафы, отпускные, компенсации за еду, бензин или за другие расходы. В договоре можно предусмотреть повышающие и понижающие коэффициенты.

Пропишите предмет договора:

• Если планируете продолжительное сотрудничество — заключите рамочный договор и укажите, какие услуги исполнитель будет вам оказывать и как он будет получать задания.
• Если договор на конкретную услугу — подробно пропишите, что нужно сделать, объем работ, этапы выполнения, сроки и другие нюансы.

Пропишите обязанности исполнителя:

• сообщить заказчику о снятии с учета в качестве плательщика НПД или об утрате статуса самозанятого в течение суток;
• выдать чек в течение трех дней после получения оплаты;
• выплатить заказчику компенсацию за невыполнение оговоренных договором обязанностей.

Задания самозанятому​

Когда компания сотрудничает с самозанятым на постоянной основе — важно подтвердить, что исполнитель не работает на вас, а оказывает конкретные услуги.

Если заказчик пишет задание каждый раз, когда хочет получить от исполнителя результат — для налоговой это станет показателем сдельности отношений.
В задании пропишите:

• на основании чего исполнитель получает задание: на основании договора такого-то от такого-то числа;
• конкретную услугу, которую должен оказать самозанятый: написание одной статьи, доставка пяти пицц;
• детали по этой услуге: объемом 4000 знаков, с такого-то на такой-то адрес;
• точную стоимость услуги по этому заданию.

Следите за тем, чтобы у самозанятого была возможность отказаться от нового задания. Если такой возможности нет и самозанятый обязан брать любое задание заказчика, налоговая расценит это как трудовые отношения.

На основании правильно сформированного задания от заказчика самозанятый сможет корректно прописать информацию в чеке. Он заполнит графу «наименование услуги» информацией из задания. Эту же информацию он перенесет в акт. Для налоговой это станет лучшим доказательством того, что исполнитель не работает на вас, а оказывает услуги.

Закрывающие документы​

Закрывающие документы по самозанятым — это:

• акт об оказанных услугах;
• счет на оплату;
• чек самозанятого.

Акт об оказанных услугах​

Фиксирует услуги, которые оказал самозанятый и доход, который он получил. При подписании акта стороны подтверждают, что не имеют друг к другу претензий.

Этот документ не относится к обязательным, но он еще раз доказывает сдельность и прозрачность сотрудничества для ФНС.
Пропишите в акте:

• на основании чего происходит сотрудничество;
• конкретные услуги, которые оказал исполнитель;
• точную стоимость каждой услуги;
• информацию о том, что стороны не имеют друг к другу претензий;
• реквизиты сторон.

Счет на оплату​

Счет на оплату — еще один необязательный документ. Но большинству компаний удобнее платить исполнителям по заранее выставленному счету, чем просто по реквизитам карты.

В счете самозанятый указывает свои банковские реквизиты для перечисления вознаграждения, стоимость услуг или товаров, количество, а также срок, в течение которого нужно произвести оплату.

В счете, как и в других документах, важно не допускать трудовой терминологии. Исполнитель должен прописать, за какую именно услугу он планирует получить вознаграждение.
Если услуг оказано несколько — можно составить таблицу, в которой прописать список оказанных услуг.

Чек​

Чек — обязательный документ, он важен и нужен обеим сторонам: исполнителю и заказчику.

Согласно ст. 14 закона № 422-ФЗ, самозанятый обязан сформировать и выдать чек после того, как получит деньги от клиента.
Сроки выдачи чека:

• в момент расчета — при оплате наличными деньгами или с помощью банковской карты.
• до 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли расчеты — при безналичных расчетах, например, оплата переводом на карту, через банк и другими способами.

Итог: какими документами обменивается самозанятый с заказчиком и что важно учесть:

1. Самозанятый подписывает с заказчиком договор и акт.
2. Самозанятый в одностороннем порядке формирует чек и счет на оплату.
3. Заказчик формирует для самозанятого письменное задание.
4. Во всех документах важно избегать трудовой терминологии и трудовых процессов.
5. Если у компании будут правильно оформлены все из перечисленных документов — она сможет доказать налоговой, что сотрудничество с исполнителем носит сдельный характер.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация