Облачная касса для ООО и ИП. Что это такое и кому подходит

[BOOX]

С момента появления первых облачных касс прошло уже пять лет.

Но, несмотря на это, у многих предпринимателей до сих пор нет четкого представления о том, что это такое и кому доступно использование виртуальной онлайн-кассы без кассового аппарата. Предлагаем разобрать самые сложные моменты.

Из сегодняшнего материала вы узнаете, как работает облачная касса, чем она отличается от обычного аппарата, кто может продавать без физического устройства.

В 2017 году вступили в силу новые положения ФЗ №54, согласно которым фискализация должна вестись в онлайн-режиме. Это требование сделало невозможным использование обычных касс, фиксирующих информацию с помощью контрольной ленты. Современная контрольно-кассовая техника в режиме реального времени отправляет сведения о выполненных транзакциях в ОФД, который затем перенаправляет их в ФНС. Отсюда следует, что все кассовые аппараты, используемые в настоящее время, представляют собой онлайн-кассу. Однако далеко не каждая онлайн-касса является облачной.

Что такое касса в облаке и в чем ее отличие от онлайн-кассы?​

Широкое распространение интернет-технологий привело к тому, что значительная часть бизнес-процессов ушла в онлайн. В интернете мы покупаем одежду и заказываем еду, обучаемся на курсах и консультируемся с врачами, приобретаем билеты и оплачиваем подписки на музыку и кино. С точки зрения пользователя это просто и удобно. Предпринимателям сложнее, ведь в соответствии с 54-ФЗ, они обязаны не только оправить информацию о совершенной транзакции в ОФД, но и выдать клиенту чек.

Как это сделать, если продавец и покупатель находятся на расстоянии нескольких сотен или тысяч километров? В этом помогают облачные кассы.

Если физическая онлайн-касса - это оборудование, установленное в магазине или офисе, то облачная — это сервис, предназначенный для учета и фискализации продаж без контрольно-кассовой машины, но с соблюдением всех требований 54-ФЗ. В данном случае предприниматель не имеет доступа к технике, так как последняя находится в дата-центре. При этом он принимает платежи, а также формирует и отправляет электронные чеки через специальное приложение.

Чтобы было понятнее, проведем следующую аналогию:

Электронные документы можно хранить на ноутбуке или скинуть в облако. В первом случае придется купить устройство и постоянно носить его с собой, рискуя потерять или повредить. Во втором ответственность за хранение файлов ложится на облачный сервис, а пользователь имеет неограниченный доступ к документам из любого места, где есть интернет. То же касается и облачных касс. Продавцы арендуют их у специальных сервисов, техника стоит в защищенном дата-центре, и подключаются к ним для приема платежей на сайте, при выполнении каких-либо работ на выезде и т.д.

Как работает облачная онлайн-касса?​

По алгоритму действий облачные кассы практически не отличаются от обычных кассовых аппаратов, которые можно увидеть в любом магазине.

1. Клиент оплачивает услугу или покупку.
2. Банк отправляет сведения о транзакции на облачную кассу.
3. Фискальный накопитель создает для потребителя электронный вариант чека.
4. Облачная касса передает информацию оператору фискальных данных.
5. ОФД отправляет сведения в налоговую службу.
6. Облачный сервис фиксирует сведения о выполненной операции.

А что, если одновременно происходит несколько транзакций? Например десять - как работает касса в этом случае? Точно так же! Она формирует виртуальную очередь и последовательно принимает каждую оплату. Поскольку автоматическая обработка данных происходит очень быстро, процесс не занимает много времени даже при одномоментном приеме десятков и сотен платежей.

Плюсы и минусы облачной кассы​

Ключевая особенность облачной кассы - отсутствие физического оборудования на стороне продавца. Поскольку все процессы идут через облако, предпринимателю не нужно приобретать дорогостоящую технику. Это особенно важно для малого бизнеса, а также на старте любого проекта, когда бюджет ограничен. Облачный сервис берется в аренду и обходится заметно дешевле.

Дополнительные плюсы облачной кассы:​

• Надежность. Техника, обеспечивающая работу виртуальной кассы, находится в специально оборудованном помещении, где поддерживается оптимальный режим влажности и температуры, предусмотрено резервное питание, имеется подключение к двум или более провайдерам. В таких условиях риск отказа техники минимален.
• Широкие возможности для интеграции. Облачная касса легко подключается к форме для онлайн-платежей на сайте, системам товарного учета, платным и бесплатным мобильным приложениям, эквайрингу. Благодаря этому удаленная онлайн-касса по функциональности не уступает обычным.
• Возможность одновременного использования несколькими работниками. Это особенно актуально для курьерских служб, такси и других сфер деятельности, где платежи принимаются выездными сотрудниками. В этом случае намного выгоднее воспользоваться услугами облачного сервиса, чем покупать удаленную кассу и терминалы для каждого курьера или водителя.

Отдельно стоит отметить простоту подключения и запуска виртуальной кассы для ИП и ООО.

К сожалению, своя ложка дегтя есть в любой бочке меда. Применительно к облачным кассам такой ложкой стала невозможность использования в некоторых сферах деятельности. Так, 54-ФЗ запрещает применять онлайн-кассы без аппарата всем, кто ведет расчеты на собственной территории. В частности, их нельзя использовать в обычных магазинах, салонах красоты, заведениях общественного питания, пунктах выдачи заказов, билетных кассах и пр.

Но если то же предприятие выполняет работы на выезде, применение облачной онлайн-кассы без кассового аппарата разрешено. Эта оговорка в законе позволяет комбинировать физические устройства с виртуальными сервисами для фискализации продаж. Например, в зале ресторана может использоваться стационарная касса, а при оплате доставки блюд на дом — облачная.

Кому подходит облачная касса без кассового аппарата?​

Применение виртуальной кассы разрешено всем предпринимателям, которые не контактируют с клиентом в момент получения денег. Например, она оптимальна для оплаты товаров и услуг на сайтах. Кроме того, облачную кассу можно использовать в тех случаях, когда расчеты ведутся через удаленного работника: курьера доставки, водителя такси, сотрудника, оказывающего услуги на дому у клиента, и пр.

Перечислим самые распространенные ситуации, когда применение облачной кассы не только разрешено, но и максимально оправдано:

• Онлайн-торговля. Самый популярный вариант — оплата товаров в интернет-магазине. Причем расчет может вестись как через личный кабинет или платежный сервис, так и через банковский перевод или курьера в момент доставки. Помимо этого, касса для приема платежей на сайте используется при оплате услуг. Например, клиент может оплатить курс на образовательном портале, посещение бассейна или консультацию психолога.
• Оплата через автоматическое устройство. Это может быть мойка самообслуживания, парковочный терминал, вендинговый аппарат, любое другое оборудование, принимающее платежи без участия оператора.
• Выездные услуги. Если предприниматель или его представитель выполняет работы на дому у клиента, он может использовать облачную кассу. При этом прием платежей возможен как через банковскую карту или СБП, так и наличными. Такой вариант подходит парикмахерам, сантехникам, мастерам по ремонту бытовой техники.
• Услуги перевозчиков. Если пассажир не приобретал билет в кассе, то он может оплатить проезд на борту транспортного средства. Например, кондуктору электрички или водителю такси.

Что касается формы собственности предприятия, то она не имеет значения. Цифровая касса подходит как для ИП, так и для ООО. Не играет роли и режим налогообложения, на котором работает предприятие. Если нет никаких ограничений по сфере деятельности, то можно подключить облачную кассу для ИП на УСН, ОСНО, НПД и т.д.

Важно! Облачная касса с эквайрингом не подходит самозанятым. Во-первых, по закону они имеют право работать без использования контрольно-кассового оборудования. Во-вторых, самозанятый не может открыть расчетный счет в банке. А без него невозможно подключение эквайринга.

Топ-5 вопросов, связанных с применением касс облачного типа​

• Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы? Согласно 54-ФЗ, продавец обязан выдать клиенту бумажный чек либо отправить его электронный аналог на почту. Документ формируется фискальным накопителем. Так что обойтись без накопителя не получится. Однако важно отметить, что, как и другое оборудование, ФН будет находиться не в офисе или магазине, а в дата-центре.
• Какова стоимость облачной кассы? Итоговая сумма формируется из двух частей. Это стоимость аренды виртуальной кассы и расходы на фискальный регистратор. Единых тарифов не существует, поэтому итоговая цифра напрямую зависит от выбора сервиса.
• Разрешается ли подключать два онлайн-магазина к одной кассе? Согласно действующему законодательству, предприниматель может использовать одну кассу для приема платежей на нескольких сайтах. Однако нужно помнить, что она способна обработать не более 6000 чеков в сутки. Если у вас несколько крупных магазинов с большим количеством транзакций, возможно придется арендовать дополнительную виртуальную кассу.
• А это вообще законно? По сути, облачная касса мало отличается от физической онлайн-кассы с фискальным регистратором. Разница только в том, что установлена она не в магазине или офисе, а в дата-центре. При этом облачная касса, как и обычный кассовый аппарат, фискализирует платежи и формирует чеки. Таким образом, ее использование не противоречит ФЗ №54 и абсолютно законно.
• Насколько безопасно использование кассы в облаке? Безопасность является одним из ключевых плюсов облачных кассовых сервисов. Высокий уровень надежности объясняется тем, что дата-центры, в которых находится оборудование, максимально защищены от внешних воздействий, включая чрезвычайные происшествия, DDoS-атаки, сетевые ошибки, человеческий фактор и другие опасности.

Коротко о главном​

Подведем итог всему вышесказанному и тезисно перечислим основные моменты:

• Облачная касса — это не столько оборудование, сколько услуга, которую оказывают специальные онлайн-сервисы.
• Применение виртуальной кассы не противоречит действующему российскому законодательству, поскольку она работает с соблюдением требований ФЗ №54.
• Использовать облачную кассу могут предприниматели, осуществляющие расчеты вне стационарной точки: офлайн-магазина, офиса, салона красоты и пр.
• Виртуальная касса подходит ИП и ООО, работающим на любых системах налогообложения, включая УСН.
• Облачную кассу невозможно купить. Ее можно только арендовать у сервиса, предоставляющего подобные услуги.
• Все затраты по обслуживанию виртуальной кассы ложатся на арендодателя. Пользователь может не беспокоиться о ремонте техники или обновлении ПО.
• Облачная касса легко интегрируется с разнообразными платежными сервисами и позволяет принимать любые виды оплаты: банковской картой, наличными, через СБП и пр.

И в заключение. Условия использования облачной кассы, в том числе стоимость аренды, напрямую зависят от сервиса.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация