Логика обычного человека проста: кредит - плохо, дебет - хорошо. Иными словами, если я должен, то это не лучшее положение дел, а если мне должны, то это просто прекрасно.
Но в бизнесе ситуация иная. В первую очередь и то, и то - задолженность, относиться к которой нужно внимательно. Ведь даже ситуация, когда вашему бизнесу должны, может привести к тому, что уже вам не хватит оборотных средств и придется брать займ под угрозой кассового разрыва. Та-дааам!
Итак, как держать денежные потоки под контролем. Для этой статьи мы разработали краткую инструкцию из пяти пунктов от: рекомендаций по управлению задолженностями до “выбивания” долгов.
Дебиторская задолженность(ДЗ).
Это как мираж в пустыне. Ситуация, когда у вас на “горизонте” есть где-то деньги, но по факту их нет. Из схемы выше видно, что дебиторов у компании может быть очень много. Это значит, что ваши деньги могут зависнуть у разных контрагентов и в совокупности вы можете недосчитаться довольно кругленькой суммы.
Кредиторская задолженность(КЗ).
Это ваши обязательства перед контрагентами. Список кредиторов абсолютно такой же. Ведь в этой схеме должники и те, кому должны находятся по разные стороны. Вот и всё отличие.
Чтобы дебиторка не потянула за собой негативный экономический эффект надо учиться анализировать задолженности. Для наглядности разложите все долги по полочкам.
Создайте реестр и разбейте должников:
По контрагентам: Чтобы видеть, кто ваши должники и сколько каждый из них должен, запросите в бухгалтерии оборотно-сальдовую ведомость. По каждому контрагенту также можно сделать доп. разбивку по накладным, актам и т.д.
По срокам: Это нужно что видеть какие долги просрочены и на сколько дней. Данные можно взять из специального отчёта
Сделайте пометки по договорам: Какие условия оплаты прописаны в договорах? Есть ли штрафы за просрочку? Такой реестр можно завести и для кредита. Эти документы не для налоговой, поэтому свободная форма подходит. Получая предоплату от клиента или заказывая партию микрочипов для умных чайников у поставщика вы будете точно знать, когда и сколько вам нужно заплатить или получить.
Пример (за 3 месяца):
В январе общий долг перед вами составлял 500 тыс. руб., а в марте уже 160 тыс. руб. При этом ваша выручка за 3 месяца - 600 тыс. рублей.
Получается, что средняя дебиторская задолженность в этот период: 330 тыс. рублей, а оборачиваемость чуть больше 50 дней.
Итог: В среднем ваши клиенты оплачивают счета через 51 день. Это не критично (к тому же выше мы говорили, что "FuturTech" обещали оплату через 60 дней), но уже важно не расслабляться и стремиться сократить этот срок.
В идеальном мире, долги должны гаситься в течение месяца, но бизнес-реальность диктует свои условия. Ориентируйтесь на сроки, прописанные в договорах, и здраво оценивайте ситуацию. Например, для нашего производства умных чайников просрочка в 30 дней – не повод для паники, а задержка платежа на 60 дней уже требует активных действий(о них ниже). Просроченный долг на 90 и более дней – это тревожный сигнал, который может поставить под угрозу финансовую стабильность компании. Конечно, есть ниши, где долгосрочные долги (от года и больше) – нормальная практика. Это, например, судостроение, авиастроение, нефтегазовая промышленность и тд.
В этом пункте есть ещё пара полезных рычагов и, соответственно, советов. Например, вы можете разбить ответственность за долги по менеджерам и следить, как они работают с вопросами своевременной отгрузки и оплаты. Для этого, во-первых, надо разработать соответствующую систему мотивации, а во-вторых, при составлении реестра (возвращаемся к пункту 2) долги можно сгруппировать и по своим сотрудникам.
Но в бизнесе ситуация иная. В первую очередь и то, и то - задолженность, относиться к которой нужно внимательно. Ведь даже ситуация, когда вашему бизнесу должны, может привести к тому, что уже вам не хватит оборотных средств и придется брать займ под угрозой кассового разрыва. Та-дааам!
Итак, как держать денежные потоки под контролем. Для этой статьи мы разработали краткую инструкцию из пяти пунктов от: рекомендаций по управлению задолженностями до “выбивания” долгов.
Дебиторская задолженность(ДЗ).
Это как мираж в пустыне. Ситуация, когда у вас на “горизонте” есть где-то деньги, но по факту их нет. Из схемы выше видно, что дебиторов у компании может быть очень много. Это значит, что ваши деньги могут зависнуть у разных контрагентов и в совокупности вы можете недосчитаться довольно кругленькой суммы.
Кредиторская задолженность(КЗ).
Это ваши обязательства перед контрагентами. Список кредиторов абсолютно такой же. Ведь в этой схеме должники и те, кому должны находятся по разные стороны. Вот и всё отличие.
- АНАЛИЗ
Чтобы дебиторка не потянула за собой негативный экономический эффект надо учиться анализировать задолженности. Для наглядности разложите все долги по полочкам.
Создайте реестр и разбейте должников:
По контрагентам: Чтобы видеть, кто ваши должники и сколько каждый из них должен, запросите в бухгалтерии оборотно-сальдовую ведомость. По каждому контрагенту также можно сделать доп. разбивку по накладным, актам и т.д.
По срокам: Это нужно что видеть какие долги просрочены и на сколько дней. Данные можно взять из специального отчёта
Сделайте пометки по договорам: Какие условия оплаты прописаны в договорах? Есть ли штрафы за просрочку? Такой реестр можно завести и для кредита. Эти документы не для налоговой, поэтому свободная форма подходит. Получая предоплату от клиента или заказывая партию микрочипов для умных чайников у поставщика вы будете точно знать, когда и сколько вам нужно заплатить или получить.
- ОБОРАЧИВАЕМОСТЬ дебиторской задолженности (ОДЗ) - это показатель времени, за которое долги (дебиторка) становятся нашими деньгами.
Пример (за 3 месяца):
В январе общий долг перед вами составлял 500 тыс. руб., а в марте уже 160 тыс. руб. При этом ваша выручка за 3 месяца - 600 тыс. рублей.
Получается, что средняя дебиторская задолженность в этот период: 330 тыс. рублей, а оборачиваемость чуть больше 50 дней.
Итог: В среднем ваши клиенты оплачивают счета через 51 день. Это не критично (к тому же выше мы говорили, что "FuturTech" обещали оплату через 60 дней), но уже важно не расслабляться и стремиться сократить этот срок.
В идеальном мире, долги должны гаситься в течение месяца, но бизнес-реальность диктует свои условия. Ориентируйтесь на сроки, прописанные в договорах, и здраво оценивайте ситуацию. Например, для нашего производства умных чайников просрочка в 30 дней – не повод для паники, а задержка платежа на 60 дней уже требует активных действий(о них ниже). Просроченный долг на 90 и более дней – это тревожный сигнал, который может поставить под угрозу финансовую стабильность компании. Конечно, есть ниши, где долгосрочные долги (от года и больше) – нормальная практика. Это, например, судостроение, авиастроение, нефтегазовая промышленность и тд.
- ПЛАНИРОВАНИЕ
В этом пункте есть ещё пара полезных рычагов и, соответственно, советов. Например, вы можете разбить ответственность за долги по менеджерам и следить, как они работают с вопросами своевременной отгрузки и оплаты. Для этого, во-первых, надо разработать соответствующую систему мотивации, а во-вторых, при составлении реестра (возвращаемся к пункту 2) долги можно сгруппировать и по своим сотрудникам.
- ПРОФИЛАКТИКА
- Работайте с надёжными клиентами: Проверяйте их финансовое состояние, репутацию, историю платежей.
- Чётко прописывайте условия оплаты в договорах: Сроки, штрафы, порядок разрешения споров.
- Берите предоплату: Особенно при работе с новыми клиентами или при выполнении крупных заказов. Да, это превратится в вашу кредиторскую задолженность. Но ведь вы не собираетесь забывать, что пользуетесь чужими деньгами?
- Дробите крупные заказы на этапы: И берите оплату за каждый этап.
- ВЗЫСКАНИЕ
- Напоминание. «Кап-кап на нервы должника».
Напоминайте о приближении срока оплаты. Если боитесь казаться навязчивыми аргументируйте свои напоминания. Например, если дебитор ссылается на зависимость от оплаты своих контрагентов, уточните сроки выполнения их обязательств.
- Привлечение внимания к счетам. Попробуйте добиться внимания главбуха компании должника. Пометьте письмо как важное, выделите в счёте дату оплаты, укажите контакты вашей бухгалтерии для решения вопросов
- Письма в госучреждения и организации: "Если репутация – дороже".
Если вас игнорируют можно направить официальное письмо с копией документов, подтверждающих задолженность, в профессиональную ассоциацию или союз, где состоит должник. Также можно известить деловых партнёров, налоговую инспекцию и банк, где кредитуется контрагент.
Важно: копию письма необходимо отправить должнику. Заодно он поймёт серьёзность вашего настроя.
- Рассрочка: «Шаг за шагом». Иногда клиенту сложно расстаться сразу с большой суммой, особенно если у него финансовые трудности. Предложите рассрочку платежа и составьте график с чёткими датами. Это точно выгоднее, чем длительные судебные тяжбы
- Чёрный список: "Больше не пиши мне". Если ваш партнёр заботится о своей деловой репутации, он сделает всё, чтобы не оказаться в соответствующем списке на специализированных интернет-ресурсах. Можно обратиться и в торгово-промышленную палату с ходатайством об исключении должника из реестра надёжных партнёров (если он там есть).
- Личная встреча: "Разговор по… долгам". Договоритесь о личной встрече с руководством и собственниками компании-должника. Пригласите на встречу своего юриста или специалиста по безопасности. Разъяснение последствий неуплаты долга профессионалом может положительно сказаться на ситуации.
- Продажа долга “Теперь ты не моя проблема”. ДЗ можно продать факторинговой компании. По сути такая компания кредитует поставщиков, выкупая краткосрочную дебиторскую задолженность, но берет за это свой процент. Ну и деньги с должника(уже свои) будет вытягивать сама.
- Обращение в суд: "Ну всё, доигрался".
Если перечисленные методы не дали результата, придётся решать вопрос через суд. Это делается в 3 этапа:
Претензия: Отправьте официальное письмо на имя гендиректора с требованием оплатить долг, составленное на фирменном бланке вашей компании. На этот этап отводится около 3 недель.
Исковое заявление: Подготовьте все необходимые документы и доказательства долга. Все реквизиты для иска есть в 125 и 126 статьях АПК РФ. Заявление подаётся в арбитражный суд по местонахождению должника.
Исполнительный лист: Это документ, который выдаётся судом в случае выигрыша дела. Он передаётся в службу судебных приставов для взыскания долга.
