Машиночитаемая доверенность. Как с ней работать

[Собака]

Со следующего года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания электронных документов. Сейчас решается вопрос о продлении переходного периода еще на несколько месяцев — до 31 августа 2023 (см. письмо Минцифры ОП-П15-5-070-30864 от 07.06.2022). Это отличный шанс заранее протестировать МЧД и научить сотрудников работать по новым правилам.

[H2] Что такое машиночитаемая доверенность, и в каких случаях она нужна[/H2]
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности, который дает право сотруднику подписывать от имени организации электронные документы.
Сейчас для этого используется сертификат юрлица, в котором есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте. Но с 2023 года правила оформления и обмена электронными документами изменятся. Поправки в законодательство внес

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

.
Уже известно, что отчетность в ФНС, ФСС и Росстат будет приниматься только с приложением машиночитаемой доверенности. Также на новый формат перейдут системы алкогольной отчетности — ЕГАИС РАР, системы маркировки Честный ЗНАК, банки, нотариальные конторы и т. д.
[H2] В чем отличия от действующей схемы?[/H2]
Чтобы продолжить работу с ЭДО, организациям и ИП потребуется:

• выпустить отдельный сертификат для сотрудника-подписанта (получить ЭП физлица можно в любом аккредитованном УЦ);
• выпустить на физическое лицо машиночитаемую доверенность (МЧД), ее подписывает сам генеральный директор (ИП) с помощью КЭП.

Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов контрагенту, сотрудник будет удостоверять их собственной ЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.

[H2] Что из себя представляет машиночитаемая доверенность?[/H2]
Единые требования к машиночитаемой доверенности прописаны в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857 и от 18.08.2021 № 858.

[H2] Почему нельзя просто приложить скан бумажной доверенности?[/H2]
МЧД отличается от скана-копии бумажного документа тем, что у нее особый формат. Благодаря этому, сведения из машиночитаемой доверенности распознаются информационной системой автоматически.

Задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица, которое составляет и отправляет официальные документы от имени компании по ЭДО.

[H2] Как работать с машиночитаемой доверенностью[/H2]
[H3] 1. Сроки перехода на машиночитаемую доверенность[/H3]
Недавно появилась информация, что дату обязательного внедрения электронных доверенностей перенесут с января на сентябрь 2023 года (письмо Минцифры № ОП-П15-5-070-30864 от 07.06.2022).

Но уже сейчас некоторые площадки позволяют предпринимателям и юрлицам использовать МЧД. Например отчетность по новым правилам (с приложением машиночитаемой доверенности) принимают сервисы ФНС и ФСС.

Поэтому не советуем откладывать покупку электронных подписей для физлиц на последний момент. Пробовать, тестировать, обучать сотрудников новым правилам необходимо заранее, чтобы потом не случился простой в работе.

[H3] 2. Оформление и подписание электронной доверенности[/H3]
Генеральный директор заполняет необходимые сведения в машиночитаемой доверенности (см. приказы Минкомсвязи от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858) и подписывает документ своей КЭП руководителя. После чего МЧД сохраняется в информационной системе.

[H3] 3. Хранение доверенностей[/H3]
Все правила хранения, использования и отмены электронных доверенностей прописаны в

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

Правительства № 223 от 21.02.2022.

МЧД могут храниться в любой из нижеперечисленных информационных систем:

• оператора ЭДО, услугами которого пользуется компания
• аккредитованных удостоверяющих центров;
• УЦ ФНС, Казначейства, Центробанка;
• в системе ФНС, ПФР, ФСС и т. д.;
• в системе, где происходит подписание электронных документов (например, собственная ИС компании).

После того, как оператор получает доверенность на хранение, он:

• фиксирует дату и время поступления МЧД;
• автоматически создает подтверждение о получении доверенности;
• подписывает его КЭП и пересылает доверителю.

[H3] 4. Применение МЧД в работе[/H3]
Подтвердить право на подписание электронных документов при ЭДО сотрудник может следующими способами:

• Прикрепить файл МЧД к пакету подписанных документов.

Для этого нужно найти доверенность в архиве информационной системы и приложить к пакету перед отправкой его контрагенту (госслужбе).

• Указать реквизиты доверенности, которая хранится в сторонней информационной системе — у оператора ЭДО или аккредитованного удостоверяющего центра.

Данные о доверенностях передаются в общую базу МЧД, поэтому получатель пакета просто введет номер электронной доверенности и получит всю информацию о ней. В частности, срок действия уполномочивающего документа, круг полномочий подписанта и т. д.

[H3] 5. Отмена доверенности[/H3]
Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана (например, при увольнении работника компании), руководитель может отменить машиночитаемую доверенность. Для этого достаточно направить в информационную систему, где хранится МЧД, заявление на отзыв.

В каждой системе свои правила и шаблоны заявок, поэтому уточните этот вопрос сразу при подключении и передаче доверенности в хранилище.

Приобрести электронную подпись для физического лица (сотрудника), выпустить машиночитаемую доверенность и использовать ее в работе с контрагентами и госслужбами — можно уже сейчас.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

 

[BOOX]

[H2]

Правила работы с электронной доверенностью для руководителей и сотрудников​

[/H2]

Еще не все правовые акты и нормы, регулирующие применение МЧД, опубликованы, но некоторые аспекты уже известны.

[H4]

МЧД: как создать и что в ней должно быть​

[/H4]

Сгенерировать электронную доверенность можно на базе платформы цифрового документооборота компании, если такой функциональность уже доступна в этой системе.

Не все сервисы электронного документооборота реализовали возможность создания МЧД. Дело в том, что есть организации, которым нужен массовый выпуск МЧД, например, более 5 тысяч экземпляров с периодическим отзывом или передоверием. Поэтому для доработки платформ требуется время.

Также можно сформировать МЧД с помощью провайдера ЭДО, государственного портала с реестром машиночитаемых доверенностей или в своей информационной системе.

После создания доверенности, руководитель фирмы обязан завизировать МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП). Затем доверенность попадет в реестр ФНС, а далее — в головной удостоверяющий центр (УЦ). Это необходимо для формирования единой базы МЧД. Предполагается, что с ее помощью заинтересованные лица смогут проверить актуальность и действительность данных.

Доверенности будут храниться у ФНС, операторов ЭДО и в информационной системе доверителя.

Согласно приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, документ должен содержать:

• наименование, регистрационный номер и срок действия;
• данные доверителя (физ.лица, ИП или юр.лица);
• сведения о полномочиях представителя в виде кода из единого классификатора полномочий или текста в свободной форме. На данный момент регламентирован только перечень полномочий, созданный для ФНС.

[H4]

Где руководителю бесплатно получить квалифицированную электронную подпись​

[/H4]
Обзавестись КЭП можно в разных структурах, все зависит от типа компании.

Организация	Место получения подписи
Руководителям коммерческих фирм, ИП и нотариусам	сертификат выдают в налоговой или доверенных центрах
Представителям банков	можно получить в УЦ Банка России
Сотрудникам госорганов	выдают в УЦ Федерального казначейства

Обязательное условие: первичная выдача происходит лично, учредителю не получится отправить кого-нибудь вместо себя.

Сертификат выдается один на организацию, записывается только на токен без права копирования. Токен по внешнему виду напоминает флешку, его можно приобрести в специальном магазине или в УЦ.

Директор, действуя от лица организации, должен использовать только эту подпись, так как в сертификате фамилия, имя и отчество руководителя связаны с реквизитами компании.

Если необходимо, владелец компании может оформить для личных целей ЭП физ.лица.

[H4]

Как отозвать электронную доверенность​

[/H4]

Если сотрудник лишился права заверять документы компании, например, в связи с увольнением или переходом на другую должность., руководитель может отозвать МЧД. Для этого ему необходимо составить заявление и направить его в информационную систему, где хранится МЧД.

Заявление — это xml-файл с ЭП руководителя. Этот документ регистрируется в реестре ФНС. Однако единого стандартизированного формата для отзыва доверенности пока нет. Минцифры еще в процессе разработки.

[H4]

Как сотруднику использовать МЧД​

[/H4]

У работника, имеющего полномочия для визирования документов компании, есть два варианта отправки МЧД:

Прикрепить файл с доверенностью к основному пакету документов.

Указать номер доверенности, который был присвоен ФНС. По нему получатель сможет проверить: до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли ЭП доверителя.

[H4]

Где работнику получить электронную подпись​

[/H4]

Человек может заказать сертификат в любом удостоверяющем центре. Важно, чтобы ведомство было аккредитовано государством.

Электронная подпись физического лица не содержит реквизитов компании, она выдается на любые цели. То есть человек может подписывать документы от лица неограниченного количества юр.лиц.

Раньше у бухгалтера, который работает на четыре компании, было несколько сертификатов юр.лиц. Сейчас достаточно одной подписи и четыре МЧД для подтверждения полномочий.

[H2]

В каких сферах в 2022 году принимают МЧД​

[/H2]

Сейчас электронную доверенность можно использовать в межкорпоративном электронном документообороте и для сдачи документации в ФНС и ФСС.

Для отчетности необходимо выслать МЧД в контролирующий орган, дождаться подтверждения, что эта доверенность проверена и зарегистрирована в системе. Затем при заверении и отправке данных, нужно будет вписать только номер МЧД.

Порядок работы с цифровыми доверенностями описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

[H2]

Что нужно сделать перед переходом на МЧД​

[/H2]

1. Разработать положение об использовании МЧД на предприятии и опубликовать приказ.
2. Определить ответственного за доверенности, который будет контролировать перевыпуск и передоверие.
3. Разработать инструкции по использованию МЧД в информационных системах предприятия.
4. Определить список сотрудников, работающих с ЭДО.
5. Сообщить контрагентам о сроках перехода на МЧД в вашей организации.
6. Провести инструктаж сотрудников по работе с МЧД как при формировании исходящих документов, так и при обработке входящих.
7. Организовать получение сертификатов физ.лиц на сотрудников.
8. Сформировать доверенности на этих работников, подписать их сертификатом директора.
9. Зарегистрировать подписи сотрудников в информационной системе.

[H2]

Чего не хватает в МЧД​

[/H2]

Требования к работе с машиночитаемой доверенностью нуждаются в доработках. Например, до сих пор нет правовых актов, объясняющих, как конкретно будет выстроена схема передоверия.

Непонятно, как предоставить полномочия другим юр.лицам, может ли человек с иностранным гражданством подписывать МЧД, как направлять такие доверенности в суды.

Также не все платформы электронного документооборота разработали форматы для подписания с МЧД. Пока известны стандарты для ФНС и ФСС.

Кроме того, участники рынка ждут классификатор полномочий и пояснений о механизмах перенаправления МЧД в головной удостоверяющий центр для хранения.

 

[BOOX]

Переходный период внедрения машиночитаемых доверенностей продлевается до 1 сентября 2023 года.


Согласно пояснительной записки к

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация

, в условиях жесткого санкционного давления со стороны западных стран создается ситуация объективной невозможности подготовки к обязательному использованию машиночитаемой доверенности в правоотношениях в электронной форме по причине отсутствия достаточного количества производственных мощностей и технологий для производства высококачественных аналогов современных плат и микросхем, требующихся для доработки информационных систем в целях приведения в соответствие с действующим законодательством.

В свою очередь, сложившаяся обстановка формирует высокий риск остановки электронного документооборота в целом.
.