Как отвечать на требования налоговой: навигатор на 2023 год

[Собака]

В течение года ИФНС может присылать компании или предпринимателю запрос на предоставление документов или сведений. Причины могут быть разные, так же как объем запрашиваемого и срок, который дается. Чтобы бухгалтеру избежать неприятностей и не нервничать каждый раз, собрали в статье решения на все случаи.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Требования из инспекции могут быть двух видов:

• дать пояснения по сданной отчетности, когда есть какие-то нестыковки в показателях;
  
  
• представить документыв рамках проверки или по другому поводу.
  

Если проигнорировать такие запросы налоговых инспекторов или опоздать, то компании или ИП могут грозить штрафы.

Бухгалтеру важно уметь отличать виды требований и проверять, правомерные ли они. На необоснованные можно тратить меньше времени, но среагировать все равно нужно.
В любом случае важно соблюсти сроки и порядок – в каждой ситуации могут быть свои правила. Со всем и разберемся дальше.

Когда и что инспекция требует​

Все случаи, когда налоговики могут обоснованно запрашивать предоставление документов или сведений, названы в статье 93 и статье 93.1 НК.
Чтобы быстрее ориентироваться по ситуациям, собрали их в таблице ниже.
Таблица. Когда ИФНС может прислать требования:

Далее остановимся на отдельных ситуациях и посмотрим, какие именно данные вправе запрашивать налоговые инспекторы, за какой период и в какой момент.


Это поможет бухгалтеру ориентироваться в решении, предоставлять сведения или отказать.

Камеральная проверка​

В рамках проверки сданной отчетности по налогам и страховым взносам инспекторы вправе требовать уточнить показатели, представить документы или дать пояснения (ст. 93 НК).
Первым делом стоит проверить, выдержаны лисроки. Запрашивать предоставление документов или пояснений вправе только:

1. За период, за который сдана отчетность. За прошлые периоды вправе требовать только при переносе вычета по НДС.
   
   
2. В пределах трех месяцев после сдачи декларации или расчета.
   

Если дата выставленного требования выходит за рамки 3 месяцев, то должно быть решение ИФНС о продлении проверки или о назначении дополнительных мероприятий контроля.

Далее важно посмотреть, не запросила ли инспекция лишнего. В каких-то случаях могут требовать только пояснения без документов.

Четкий перечень оснований есть в статье 88 НК.

Их обзор – в таблице ниже.
Таблица. Что ИФНС вправе требовать при камералке:

После сдачи отчетности налоговики могут также вызвать руководство компании «на разговор» без назначения какой-либо проверки. Причин множество: от низких зарплат до высоких цифр по расходам и снижение прибыли.

Выездная проверка​

В ходе проверки на территории компании или ИП инспекторы вправе запросить любые документы, которые так или иначе связаны с расчетом и уплатой проверяемых налогов и взносов (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК). Это может быть как первичка, так и бухгалтерские регистры или кадровые документы, например по расчету зарплаты.
Тут опять же важно отследить разрешаемые сроки. Предоставление информации возможно только:

1. за проверяемый период, который обозначен в решении о проведении выездной ревизии. Он не может превышать 3 календарных года, предшествующих году принятия решения.
   
   
2. в пределахсрока данной проверки. Дата запроса не должна быть позже 6 месяцев с даты решения о назначении выездной.
   

Дата выставления требования может выходить за лимиты, только если есть решение о продлении ВНП. В период приостановления выездной проверки инспекторы не вправе запрашивать документы.

Встречки или проверки сделок​

Вне рамок камеральной или выездной проверок налоговики могут требовать документы или сведения, когда есть основания по статье 93.1 НК (подробнее ниже).


При этом запрос может охватывать любой период, а срок его выставления лимитирован только в случае встречной проверки – в рамках камералки или выездной у контрагента.

Что могут требовать в каждом случае:

• Встречная проверка. Могут попросить любые документы по прямому контрагенту или контрагенту из «цепочки» по НДС, если по ним идет проверка. Тут убедитесь, что бумаги запрашивает ваша налоговая, а не чужая, и приложено поручение об истребовании документов из той инспекции, где числится проверяемый контрагент. В противном случае вы не обязаны исполнять запрос.
  
  
• Проверки сделок. Документы могут запросить
  Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация
  , по любой сделке, в которой вы участвовали или о которой у вас есть сведения (письмо ФНС от 27.06.2017 № ЕД-4-2/12216@). Также вправе требовать дополнительную информацию по сделке, например, пояснить в каких условиях был подписан договор.
  
  
• Документы по имуществу и обязательствам, когда есть задолженность перед бюджетом более 1 млн рублей. Могут запросить только документы из закрытого перечня, утвержденного в Приложении к приказу ФНС от 10.02.2020 № ЕД-7-8/85@. Например, договоры купли-продажи имущества, карточки учета ОС.
  

Как налоговая направляет требования​

Требования из ИФНС могут прийти в бумажном или электронном виде. Чаще всего организации или ИП отчитываются через интернет, поэтому и запросы они получают электронно.

Давайте по порядку.

Способы отправки​

Есть 4 варианта, как налоговики могут послать вам требование:

• в бумажном виде заказным почтовым отправлением;
  
  
• в бумажном виде лично под расписку предпринимателю, директору или уполномоченному сотруднику компании;
  
  
• электронно по ТКС – если вы подключены к ЭДО ;
  
  
• электронно через личный кабинет на сайте ФНС – такое бывает редко, но случается.
  

Сообщение из инспекции точно будет электронным, если вы обязаны сдавать отчетность по ТКС. В остальных случаях запрос может вам прийти как на бумаге, так и онлайн.

Форма и формат​

Когда вы получили требование, проверьте как оно оформлено, все ли правила соблюдены.
На запросы, которые составлены с нарушением, вы вправе не отвечать.

Требование должно быть выставлено по актуальной форме. В 2023 году действует форма, утвержденная приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (в ред. от 09.01.2023).

Убедитесь, есть ли в запросе следующие обязательные данные:

• Основание – статья НК;
  
  
• Вид налогового контроля, в рамках которого хотят документы или информацию, например: «Выездная проверка по НДС за 2021-2022 гг.».
  
  
• Срок предоставления данных или документов;
  
  
• Наименования и конкретные сведения о документах (сделках), по которым запрос, или конкретные ошибки и противоречия в отчетности;
  
  
  
• Реквизиты контрагента, если документы запрошены в рамках встречки.
  

На требовании должна быть подпись уполномоченного сотрудника ИФНС– личная, если на бумаге, или УКЭП в случае электронного варианта.

Как и в какой срок ответить на требование​

Как правило операторы ЭДО присылают уведомления по смс или электронной почте о том, что поступило важное письмо из налоговой инспекции.

Подтверждение​

Первым делом нужно в течение 6 рабочих дней подтвердить, что вы получили запрос – отправить квитанцию о приеме. Если этого не сделать, через 10 дней ИФНС может «заморозить» расчетный счет компании или ИП.

Отказать в приеме электронного требования без последствий можно только в трех случаях: оно адресовано не вам, в нем нет электронной подписи должностного лица или формат не соответствует установленному.

Письмо, которое пришло из налоговой обычной почтой, подтверждать не нужно.

Срок исполнения​

Тут важно не запутаться. Крайняя дата, в который нужно представить пояснения или документы, начинает отсчитываться со следующего дня после получения письма из налоговой.
А такую дату определяют по-разному в зависимости от способа отправки запроса:

• по ТКС – считается полученным в день, когда вы отправили квитанцию о приеме;
  
  
• через личный кабинетналогоплательщика – это день, следующий за датой размещения запроса там;
  
  
  
• по обычной почте– шестой день со дня отправки заказного письма;
  
  
• лично – дата вручения под подпись.
  

Теперь, когда определились с датой получения, можно рассчитать срок ответана требование налоговой о предоставлении документов или сведений.

Все сроки для разных случаев прописаны в ст. 93, ст. 93.1 НК РФ.

Имеет значение, что именно требуют и в рамках какого вида контроля (см. таблицу ниже).
Таблица. Как быстро нужно предоставить запрашиваемое:

Способы отправки ответа​

Практически все пояснения и документы можно отправлять в ИФНС как в бумажном, так и электронном виде с ЭП.

Лишь для пояснений по декларации по НДС сделано исключение – их обязательно отсылать строго электронно по ТКС.

В электронном видеможно отправить те документы, которые изначально были таковыми с ЭП, или же сканы бумажных оригиналов, заверенные электронной подписью.
Если подаете бумажные копии, то на каждой напишите «копия верна», укажите дату и должность того, кто уполномочен заверять бумаги. Рядом с его подписью должна быть расшифровка. Многостраничные экземпляры прошейте.


Подробно все правила заверения копий для ФНС можно посмотреть в приложении 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.

Подтверждением, что вы отправили все своевременно, будут:

• Квитанция об отправке – когда использовали ЭДО.
  
  
• Чек и опись со штампом почты – в случае отправки заказным письмом с описью вложения.
  
  
• Подпись сотрудника ИФНС на вашем экземпляре описи или письма – если приносите лично в инспекцию.
  

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений (на примере низкой налоговой нагрузки):

Что будет, если не ответить или нарушить сроки​

Несвоевременный ответ в ИФНС может дорого обойтись компании и предпринимателю.

• Во-первых, руководителю компании грозит административный штраф размером 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП). Для ИП такого наказания нет.
  
  
• Во-вторых, предусмотренная налоговая ответственность как для юрлица, так и для ИП. Все возможные санкции по НК смотрите ниже.
  

Таблица. Штрафы, если не отвечать ИФНС:

Как реагировать на странные требования ИФНС​

Далеко не всегда в требованиях от налоговых инспекторов все четко, понятно и соответствует нормам.

Иногда бухгалтерам приходится догадываться, чего на самом деле хотят проверяющие. Посмотрим, с чем могут возникнуть сложности.

Налоговая вышла за рамки периода проверки​

Бывает, что инспекция пропускает трехмесячный срок камералки, и начинает просить информацию уже за пределами этого периода.
Например, проверяет I квартал текущего года и просит пояснить, что случилось в IV квартале прошлого года. А такого быть не должно (мы писали об этом в начале статьи).
Как реагировать. Не идите у инспекторов на поводу. Отвечайте строго по тому периоду, который проверяют и который указан в требовании в соответствующем поле (см. пример ниже).
А про период, который в эти рамки не вписывается, можно молчать. В остальном главное – ответить вовремя и по форме.
Образец ответа на требование налоговой с путанными периодами:

В требовании указаны странные суммы​

Иногда случается так, что налоговые инспекторы просят пояснить расхождения в суммах по декларации и по данным банковского счета.
Но не всегда из формулировки требований ясно – в большую или меньшую сторону разница.
Вот выдержка из письма инспекции:
«Представить обоснованные пояснения, с представлением книги учета доходов и расходов по УСН, по расхождению суммы доходов, указанной в декларации, и денежными средствами, поступившими на расчетный счет. Сумма расхождения 5 млн. рублей.»

Если допустить, что компания сдала декларацию с доходом 5,6 млн рублей, то возникает вопрос: разницу в 5 млн рублей отнимать или прибавлять?
Непонятно, откуда вообще инспекторы взяли эту сумму.
Как реагировать. Проверьте свою отчетность и регистры, из которых брали данные для нее. Например, регистры, КУДиР на упрощенке, банковские выписки.
Внимательно посмотрите, все ли суммы, поступившие на счет, облагаются налогом – возможно, были возвраты из бюджета или суммы займов.

Если нашли ошибку, которая привела к занижению налоговой базы, подайте уточненку. В случае завышения налога можно обойтись без уточненной декларации, а достаточно ответить налоговикам.

В любом случае отвечайте по существу – приведите реальные расхождения, даже если они отличаются от суммы, упомянутой налоговиками. Объяснять и выяснять, откуда взялись их 5 млн рублей не нужно.

ИФНС запрашивает личные сведения​

Может быть и так, что в рамках встречной проверки инспекторы могут запросить что-то по сделке, которая к предпринимательской деятельности не относилась.
Например, ИП как физлицо заказал большую партию цветов родственнику на свадьбу, и оплачивал это с личной карты как для своих личных нужд. А налоговики стали проверять эту цветочную организацию, увидели крупный заказ и решили связать его с ИП, а не физиком.
Как реагировать. Можно так и ответить инспекторам, что заказ был в личных целях и не имеет отношения к предпринимательской деятельности ИП. Ни акта, ни договора не было, есть только чек.


ИФНС вправе требовать у предпринимателя только те сведения, что служат основанием или подтверждением начисления или уплаты налогов и сборов, или подтверждают расходы.

Инспекторы ничего не просят​

Иногда ИФНС любит присылать под видом требований обычные информационные письма. Например, чтобы напомнить об уплате налогов, пояснять свое мнение.
Как реагировать. По идее, это справочная информация для налогоплательщика, и нет обязанности отвечать на такие письма.
Но если справочное сообщение вам «посчастливилось» получить в форме требования, то безопаснее следовать протоколу. То есть как полагается отправить квитанцию о приеме, а потом пояснение.
Вот примерный образец ответа, которого будет достаточно: «Информацию к сведению принял. Обязуюсь заплатить налог до указанной даты».

Что отправить в ответ на требование ИФНС​

Ниже собрали решения как действовать бухгалтеру в типовых ситуациях.
Используйте как памятку.

Краткие выводы: как безопаснее работать с требованиями​

• Меньше рисков пропустить сроки, когда компания или ИП подключены к ЭДО, – придет электронное уведомление.
  
  
• Важно вовремя отправить квитанцию о приеме и сам ответ в зависимости от способа получения запроса. За просрочку возможен не только штраф, но и блокировка счета.
  
  
• Пояснения можно отправлять в свободной форме, а для уведомлений и квитанций есть утвержденные формы. Электронное сообщение в неформализованном виде налоговая не засчитает.
  
  
• Если отправляете сканы или электронные формы, убедитесь, что они заверены действующей ЭП уполномоченного сотрудника. За отклонение от правил грозит ответственность.

Для просмотра ссылки необходимо нажать Вход или Регистрация