- Специальный корреспондент
Рассмотрим налоговые последствия добросовестной утраты документов налогоплательщиком и судебную практику, в том числе 2021 года. Под добросовестной утратой документов я имею ввиду следующее — украли (обращение в полицию), сгорели (справка МЧС), затопило (тоже нужны документы по фиксации этой ситуации).
Некоторые налогоплательщики, у кого есть «скелеты в шкафу», понимают что выездная налоговая проверка может охватывать 3 года, предшествующие году вынесения решения по проверке (т.е. в 2021 году можно полностью (с 1 января) проверить 2018, 2019, 2020, а также, по судебной практике, законченные отчётные периоды текущего года, т. е. 2021, и НДФЛ по дату вынесения решения), и рассматривают различные сценарии «добросовестной утраты».
Существует ошибочная точка зрения о том, что в случае выездной проверки из нее будут исключены периоды, за который документы добросовестно утрачены.
В соответствии с пп.7 п.1. ст. 31 НК РФ налоговики имеют право определять суммы налогов расчетным путем в случае непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов.
В Письме Минфина РФ от 7 июня 2013 г. N 03-02-07/1/21191 указано, что в целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 Кодекса (обеспечивать сохранность документов в течение 4 лет) и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены. Данное письмо доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 14.08.2013 №АС-4-3/14759@.
О необходимости восстановления документов также говорится в Письмах Минфина от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, УМНС России по Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411.
Теперь о том, как должен налоговый орган считать налоги расчетным путем.
В абз.2 п.8 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой Налогового кодекса Российской Федерации» указано, что при определении сумм налогов расчетным путем должны быть определены не только доходы налогоплательщика, но и его расходы. А в последнем абзаце этого пункта говорится следующее:
Т.е. без документов вычеты по НДС утрачиваются в полном объеме. Такая же позиция по НДС и в Определении ВАС РФ от 13.04.2012 N ВАС-3801/12.
И еще будет штраф за непредоставление документов по ст. 122 НК РФ — Определение Верховного Суда РФ от 04.05.2017 № 309-КГ17-3750 по делу № А76-30162/2015.
Ничего, вот перейдем на полный электронный документооборот к 2025 году, и «добросовестно утратить документы» станет невозможно.
Напоследок — инструкция по восстановлению документов от 9ААС (Постановление № 09АП-61784/2020 от 27.01.2021 г. по делу №А40-25561/20):
Согласно письму УМНС России по Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
Нормативно-правовыми актами предусмотрена следующая процедура действий по восстановлению утраченных документов.
1. Документальное подтверждение факта утраты документов.
При утрате документов в случае чрезвычайного происшествия (стихийного бедствия, пожара, похищения, аварии и т.д.), вызванного экстремальными условиями, необходимо получить документальное подтверждение того факта, что данное событие имело место.
Например, таким документами могут быть при пожаре:
- акт о пожаре, составленный руководителем тушения пожара из подразделения ФПС МЧС России, в котором указывается, в том числе количество поврежденных пожаром строений, помещений, техники и условия, способствовавшие развитию пожара;
- протокол осмотра места происшествия по делу о пожаре;
- справка ФПС МЧС России;
- а также акт инвентаризации, фиксирующий стоимость утраченного имущества (Приложение № 2 Порядка тушения пожаров подразделениями пожарной охраны, утв. Приказом МЧС России от 31.03.2011 № 156, письма Минфина России от 24.09.2007 № 03-03-06/1/691, УФНС России по г.Москве от 25.06.2009 № 16-15/065190, от 23.10.2006 № 20-12/92773).
При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Такой порядок предусмотрен п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ч.1 ст.30 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, информация Минфина России №ПЗ-10/2012).
Создание комиссии оформляется приказом по организации.
3. Проведение обязательной инвентаризации.
При возникновении чрезвычайных ситуаций (хищения, стихийного бедствия. пожара, аварии и др.), вызванных экстремальными условиями, организация обязана провести инвентаризацию (ч.3 ст.11, ч.1 ст.30 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п.27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, письмо УМНС России по г.Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).
Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Комиссия проводит обязательную инвентаризацию сохранившихся документов и составляет перечень тех, которые утрачены или повреждены. Если утрата (порча) документов не связана с чрезвычайными обстоятельствами, их инвентаризацию проводить не обязательно, но ее можно провести в добровольном порядке (ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При этом не стоит проводить обычную инвентаризацию, если организации известно, какие конкретные документы утрачены или есть опись документов из пропавшей папки.
4.Оформление акта.
После установления причин утраты (порчи) документов комиссия по результатам своей работы составляет акт, который утверждает руководитель организации (п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
5. Восстановление документов.
Внешние первичные учетные документы восстанавливаются путем направления запросов в адрес банков, обслуживающих вашу организацию, и ваших контрагентов с просьбой предоставить вам копии выписок по банковским счетам вашей компании и копии платежных поручений, а также дубликаты договоров, товарных накладных, актов, счетов-фактур и т.д.
Восстановление документа производится путем оформления (письмо УМНС России по Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1): или заверенной копии оригинала документа; или дубликата документа.
В соответствии с указанными нормами копией документа является экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной копией документа — копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
